Desde hace algunos años, y notoriamente después de la pandemia, las escuelas han incrementado cada vez, más y más recursos para incorporar tecnología en los servicios educativos que ofrecen.
Ya sea por la necesidad de migrar las experiencias de aprendizaje de presencial a en línea, porque los padres de familia exigen que sus hijos estén expuestos a tecnología de punta, o porque las nuevas reformas educativas incorporan habilidades digitales como aprendizaje esperados, la inversión en este sector es algo que es fundamental.
Además, existen estudios consistentes, en los que se demuestran que si la tecnología es integrada de manera asertiva, las experiencias de aprendizaje pueden ser mucho más profundas y significativas.
Total Cost of Ownership (TCO)
Cuando una escuela decide invertir en tecnología generalmente la decisión gira en torno a qué dispositivos comprar, o lo que normalmente se le conoce como equipo o hardware. Y aunque, sí debe tener una ponderación considerable en la decisión; dejar de analizar los costos alrededor de la compra de los mismos sería un grave error.
A este análisis se le conoce como Total Cost of Ownership, Costo Total de Propiedad (TCO) y es un cálculo que determina los costos directos e indirectos de un equipo o sistema a lo largo de su periodo de vida. Esto incluye costos de mantenimiento, reparación, actualizaciones, accesorios y otros gastos que después de un tiempo pueden incrementarse considerablemente.
Es fácil entender que se deben tomar en cuenta los intereses a pagar si la compra se realiza en pagos diferidos, o si ésta se hace a través de una arrendadora. En la misma línea, se debe considerar el valor residual y/o valor como producto de segundo uso, para cuando se contemple revenderlos o dejarlos en cuenta a la hora de renovar equipos.
Sin embargo, y sobre todo en las escuelas o instituciones educativas, también deben considerarse “gastos blandos” como lo son la cantidad de tiempo que los maestros pierden al tratar de arrancar un programa, la brecha de capacitación, y/o la posibilidad de hacer multitasking para aumentar su productividad y ser más efectivos.
Cuando un administrador educativo entiende que todo lo anterior impacta en la satisfacción de sus clientes, y esto se refleja en la matrícula o inscripciones, está listo para tomar decisiones con respecto al presupuesto de tecnología.
Desembolso Inicial
Es común prepararse para el desembolso inicial, después de haber asignado un presupuesto para adquirir equipo ya sea a través de arrendamiento, compra directa, y/o prorrateo en colegiaturas; sin embargo, también hay que prepararse para los gastos de mediano y largo plazo para operar y mantener la inversión de dispositivos y redes.
La infraestructura de redes y cableado de internet puede calcularse por estudiante, y para ello existen varios factores a considerar como la edad de los edificios, los materiales con los que se construyeron, el inventario de tecnología que se tenga a la fecha, etc.
Entrenamiento y Desarrollo Profesional
En la primera fase del proyecto de tecnología, el presupuesto se cargará más al hardware, relacionado a los dispositivos nuevos e infraestructura de redes, conforme pasa el tiempo un gran porcentaje del presupuesto se debe dirigir al desarrollo profesional y soporte de TI.
Normalmente se aconseja que se designe hasta un 30% del presupuesto de tecnología al desarrollo profesional de sus maestros. Esto puede disminuir si la solución o ecosistema que se elige viene acompañado de recursos y plataformas de entrenamiento.
Las plataformas en línea autogestivas pueden apoyar a la fase de fundamentos del uso de tecnología ya que permiten que los profesores vayan a su ritmo, en sus tiempos, y personaliza la experiencia sin absorber recursos financieros por parte del colegio.
Una vez que ya se ha homologado el equipo docente, se puede hacer una inversión de desarrollo profesional que esté alineada a la agenda de cada institución. La plataforma queda entonces, como una opción o respuesta a la rotación o incorporación de nuevo personal, sin mermar la economía de las instituciones.
Software
A diferencia de otros negocios, las escuelas gastan menos en software que otras compañías. Esto se debe a que muchas veces, es suficiente trabajar con las aplicaciones y programas que ya vienen integrados en los equipos, y esto ayuda a disminuir y controlar gastos y operación del departamento de TI. De cualquier manera hay que asegurarse que el ecosistema que se elija cuente con aplicaciones lo suficientemente poderosas y alineadas a los modelos educativos para que los profesores y estudiantes no se limiten.
Soporte
Así mismo, el número de personal de TI que se tiene asignado para soporte de dispositivos y redes en un colegio, es mucho menor que en otros giros de negocio. Para evitar que esta realidad afecte la disponibilidad de los servicios apoyados de tecnología, se debe invertir en redes, software y equipos de los que se reporte una menor cantidad de fallas y daños irreparables. Concentrar todo en un sistema operativo, ecosistema y reducir número de aplicaciones es también una buena solución.
Al seleccionar los dispositivos, el colegio debe conocer cuál es el proceso de “deployment” o instalación de cada una de las opciones. Saber si existen guías para el departamento de sistemas, si hay alianzas estratégicas con los canales o apoyo de empresas que ayudan a administrar grandes cantidades de dispositivos, específicamente para educación; ya que temas como seguridad y privacidad se vuelven mucho más relevantes, y la experiencia, en este sentido, vale oro.
Reemplazar Equipos
Con la emoción de recibir los equipos nuevos, con todas las novedades y funcionando al cien por ciento de su capacidad, es una tentación no querer pensar qué llegará el día que esos también se tendrán que reemplazar. Por lo que desde que se compran se debe contemplar el ciclo de vida de los mismos, existen equipos que funcionan bien durante dos o tres años, mientras otros pueden durar más de cinco años en estado óptimo, actualizando constantemente su sistema operativo.
Y aunque en el plan esté renovar cada cuatro años o menos, es importante considerar el estado de los dispositivos, ya que serán parte del inventario del colegio. Esto para que cada periodo de tiempo no tengan que empezar desde cero, teniendo la opción de revenderlos, asignarlos a otra área, o entregarlos a la arrendadora para que se los tomen en cuenta, en la renovación de otros.
Curriculum, programas y recursos
A pesar de todo el esfuerzo que se haga por robustecer las aulas y los espacios con herramientas tecnológicas, el verdadero soporte educativo se ve reflejado en recursos pedagógicos específicos, que acompañan la integración de tecnología.
Algunas escuelas pasan de pensar que tener conexión internet será suficiente como recurso informático y didáctico, a tener que contratar plataformas, sistemas o guías que organicen los materiales y la instrucción, por lo que terminan haciendo compras adicionales. Sin embargo, hay una opción intermedia, que no implica costo. Algunas compañías entienden que el aprovechamiento de su dispositivo, será mayor en medida que ellos provean materiales y recursos.
Las instituciones deben revisar qué tipo de guías, materiales, y aplicaciones están alineados a sus valores y visión de la educación, de tal manera que éstos se integren naturalmente y agreguen valor a su oferta, sin necesidad de sumarle un gasto extra al TCO.
Comunidad
No se puede negar que el integrar nuevos programas y herramientas en el aula implica un riesgo y estrés considerable por parte de los maestros que implementan los cambios. Para reducir los riesgos de burn-out y fomentar el comportamiento innovador, tanto los líderes como los participantes deben involucrarse en actividades de motivación, para que todos los miembros del equipo se sientan bien con el proceso de cambio.
Existen compañías de tecnología que conocen la importancia de las mismas, para impulsar la innovación y han creado comunidades específicas de maestros, líderes y personal de TI, que se reúnen periódicamente para cumplir con el propósito de aplaudirse unos a otros, conversar sobre mejores prácticas y resolver dudas específicas. Estas actividades además de generar sentimiento de pertenencia, alivian a las instituciones de inversión de tiempo, energía y talento que se requieren para organizarlas.
Las instituciones deben buscar empresas de tecnología, que consideren a las comunidades como parte de su ecosistema, y que se cuiden a detalle la experiencia de sus miembros. Así mismo, ayuda a elegir el preguntarse a qué tipo de comunidades les enorgullecería pertenecer. Hay unas compañías que tienen más prestigio que otras y eso impacta en la motivación.
Evaluación del Impacto
Si una escuela ya ha decidido invertir en tecnología para impulsar la innovación, el siguiente paso es planear cómo va a medir el impacto de la misma en los servicios que ofrece.
El equipo que lidera la innovación debe recopilar datos que revelen qué elementos y estrategias funcionan y cuáles no, para ajustar los procesos y que realmente se alcancen los resultados deseados.
Los datos deben cubrir todo, desde las actitudes del personal y los estudiantes hasta los indicadores de aprendizaje. Si se espera que los estudiantes desarrollen el trabajo colaborativo, pensamiento crítico, creatividad, o conciencia global, debemos saber medirlo.
Diseñar estos instrumentos, de cero no es algo fácil. Al decidir por un dispositivo u otro, selecciona la compañía, que tengan diagnósticos, plantillas, guías y/o recursos que te ayuden a medir el impacto para que puedas asegurarte que vas por el buen camino de la innovación.
Liderazgo
Como ya es de imaginarse, introducir tecnología implica generar y monitorear procesos de adaptación. Es necesario que líderes con influencia y buena reputación dentro de la organización estén a cargo de esta responsabilidad. Los mismos, deben estar conscientes de los riesgos y deben proporcionar presupuestos saludables para respaldar el proceso.
Los líderes deben saber generar un clima que promueva la innovación en toda su comunidad, deben reinventar la cultura de aprendizaje y enseñanza. A veces, el tema de tecnología puede escapar del expertise del líder a cargo, sin embargo hay compañías que acompañan la compra de su dispositivo, con recursos para liderazgo e innovación, ya sea con libros, manuales, guías, o hasta entrenamiento específico, sin ningún costo adicional.
¿Cómo saber si la opción por la que me estoy decidiendo es la mejor en cuanto a TCO?
Muchos de los canales autorizados para vender, tienen ya la fórmula o el modelo para calcular el TCO entre las opciones que estás considerando. Pídeles el análisis para que tomes la mejor decisión.
También, LDC ha trabajado para ti, una lista de cotejo para asegurarte que estás considerando todos los factores más allá del dispositivo.
O conoce más sobre sobre Total Cost of Ownership en este video:
Sabina Levin
LDC CEO & Founder
